تخطيط الاجتماعات

يمكنك تخطيط وجدولة الاجتماعات باستخدام Microsoft Office Outlook Web Access بإرسال طلبات اجتماع. تكون طلبات الاجتماع بمثابة مواعيد للأشخاص المدعوين.

يمكن أيضًا أن يدعوك الأشخاص الآخرون إلى اجتماعاتهم، وستتلقى نموذج طلب اجتماع حيث يمكنك قبول دعواتهم أو رفضها.

يوفر شريط أدوات طلب اجتماع الخيارات الآتية:

الزر	الوصف
	لإرفاق ملف أو أي مادة أخرى ذات صلة بالموعد
	تعيين أهمية موعد إلى عالية
	تعيين أهمية موعد إلى منخفضة
	لإعادة توجيه طلب اجتماع لأي شخص لم تشمله الدعوة الأصلية
	تعيين الفاصل الزمني لتكرار الموعد
	لدعوة الأشخاص الآخرين إلى الاجتماع، حيث يحول هذا الخيار الموعد الخاص بك إلى طلب اجتماع
	التعرف على الاسم المستعار للبريد الإلكتروني الذي قمت بكتابته، في مربعي النص مطلوب أو اختياري. إذا لم يتعرف Outlook Web Access على المستلم، سيتم فتح مربع الحوار التحقق من الأسماء.
	منع إرسال دعوة الاجتماع. لا يزال بإمكانك استخدام النموذج لإنشاء موعد بنفسك.

إرسال طلب اجتماع

في "التقويم" على شريط الأدوات، انقر فوق جديد.
على شريط الأدوات موعد انقر فوق دعوة الحضور.
في مربعي النص مطلوب و اختياري اكتب أسماء الأشخاص الذين تريد تلقيهم طلب الاجتماع هذا. إذا لزم الأمر، اكتب في المربع موارد لتحديد مكان مؤتمر أو معدة خاصة مثل جهاز العرض العلوي.
تلميحات يمكنك أيضًا إضافة أسماء أو قوائم توزيع إلى طلب الاجتماع بالنقر فوق مطلوب أو اختياري. يؤدي ذلك إلى فتح مربع الحوار بحث عن أسماء بما يسمح لك بالبحث عن شخص في قائمة العناوين العمومية للمؤسسة أو في المجلد "جهات الاتصال" الخاص بك. (ومع ذلك لا يمكنك استخدام مربع الحوار بحث عن أسماء للبحث عن قوائم التوزيع في المجلد "جهات الاتصال" الخاص بك). يمكنك أيضًا النقر فوق موارد للبحث عن موارد في المؤسسة. بعد تحديد موقع الشخص في مربع الحوار بحث عن أسماء قم بإضافة الاسم إلى طلب الاجتماع بتحديد الاسم ثم النقر فوق مطلوب أو اختياري بجوار إضافة مستلم إلى.

لإضافة اسم سبق التعرف عليه في مربعات العناوين إلى المجلد "جهات الاتصال" الخاص بك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاسم ثم انقر فوق إضافة إلى جهات الاتصال.

لحذف اسم من مربعات العناوين، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاسم ثم انقر فوق إزالة. أو حدد الاسم واضغط على DELETE.
للتحقق من جدول الحضور المحتملين، انقر فوق علامة التبويب التوفر. يضمن هذا اختيار وقت حر يتمكن فيه كافة الأشخاص من حضور الاجتماع. لمزيد من المعلومات، راجع التحقق من توفر الحضور.
في علامة التبويب موعد تجد أن خانة الاختيار استجابات الطلبات محددًا بشكل افتراضي. إذا لم ترد من مستلمي طلب الاجتماع إرسال استجاباتهم إليك، لا تحدد خانة الاختيار هذا.
في مربع النص الموضوع اكتب موضوع الاجتماع.
في مربع النص الموقع اكتب الموقع الذي تريد عقد الاجتماع فيه.
في القائمتين وقت البدء ووقت الانتهاء حدد التواريخ والأوقات المناسبة. إذا كان هذا الاجتماع يحدث بصفة دورية، انقر فوق التكرار على شريط الأدوات. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء عنصر متكرر.
في القائمة إظهار الوقت بصيغة حدد الكيفية التي تريد أن يظهر بها الجدول في مدة الاجتماع. ما سيراه الآخرون عند عرض الجدول الخاص بك وجداول كافة الحضور هو التحديد (مشغول أو حر أو موافق مبدئيًا أو خارج المكتب).
حدد خانة الاختيار تذكير ليتم تذكيرك بهذا الاجتماع. سيذكر هذا كافة المستلمين بطلب الاجتماع (شريطة أن يتم تمكين التذكيرات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم).
اكتب رسالة ترسل مع طلب الاجتماع في منطقة نص الرسالة، ثم انقر فوق إرسال. يتم إرسال طلب الاجتماع لكافة المدعوين ويتم إضافة اجتماع جديد إلى الجدول الخاص بك. يستطيع كافة الأشخاص الذين استلموا طلب الاجتماع قبول أو رفض أو قبول الاجتماع مبدئيًا.

الرجوع لأعلى

إعادة جدولة اجتماع

في "التقويم"، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الاجتماع الذي تريد إعادة جدولته.
في نموذج طلب الاجتماع، قم بإجراء أي تغييرات ضرورية في المربعات مطلوب واختياري والموقع ووقت البدء ووقت الانتهاء.
إذا كان هناك تعارض في الجدولة مع أحد الحضور أو أكثر، انقر فوق علامة التبويب توفر لكي يتم عرض جدول كل شخص. سيساعد هذا في إيجاد وقت أكثر ملائمةً.
على شريط الأدوات انقر فوق إرسال تحديث.

ملاحظة إذا أردت إلغاء اجتماع، سيسألك Outlook Web Access إذا كنت تريد إعلام الحضور عن طريق إعلام بالإلغاء.

الرجوع لأعلى

إعادة توجيه طلب اجتماع

في "التقويم" انقر نقرًا مزدوجًا فوق الاجتماع.
في نموذج طلب الاجتماع، انقر فوق إعادة توجيه .
في المربع إلى اكتب الاسم أو الاسم المستعار للمستلم، انقر فوق التحقق من الأسماء للتعرف على الاسم. إذا لم تعرف اسم المستلم، انقر فوق إلى للبحث عن الشخص في دفتر عناوين المؤسسة أو في المجلد "جهات الاتصال" الخاص بك.
انقر فوق إرسال.

الرجوع لأعلى